Firmy mají dle ustanovení § 96 odst. 1 zákoníku práce povinnost evidovat pracovní dobu všech zaměstnanců. Každému, kdo pracovní dobu neeviduje hrozí dle zákona o inspekci práce pokuta ve výši až 400 000 Kč. A ačkoli není pracovní doba totéž, co docházka, s její evidencí může pomoci moderní docházkový systém.

Zatímco docházka odpovídá době, po kterou je zaměstnanec na pracovišti, resp. v místě výkonu práce. Pracovní doba je čas, po který se zaměstnanec věnuje přímo výkonu své práce. U mnoha zaměstnání se docházka s pracovní dobou shodují, existuje ale řada profesí, u kterých tomu tak není, a proto se mohou lišit i o desítky minut.

Zákon stanovuje firmám povinnost evidovat u zaměstnanců odpracované směny, práci přesčas, noční práce a dobu držení pracovní pohotovosti. U odpracovaných hodin musí být zaevidován začátek i konec výkonu práce. Práce přesčas musí být evidována i v případě, že je za ni poskytnuto náhradní volno. A dále pak musí být zaměstnavatel schopný vykázat, že je zaměstnancům poskytován zákonem daný čas na minimální odpočinek mezi jednotlivými směnami a přestávky na jídlo a oddech.

Evidence docházky je nejen zákonnou povinností. Slouží také jako podklad pro výpočet mzdy, sledování čerpání dovolené i jiných výjimek, i jako ochrana pro zaměstnavatele i zaměstnance v případě potřeby prokázat přítomnost zaměstnanců na pracovišti, při pracovních úrazech a podobně.